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介護トータルシステム『寿』 > 運用事例 > 『寿』 で介護記録をICT化・LIFE運用もスムーズに【介護老人保健施設 愛と結の街様 導入事例】

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『寿』で介護記録をICT化・LIFE運用もスムーズに【介護老人保健施設 愛と結の街様 導入事例】

 

鹿児島県鹿児島市の介護老人保健施設愛と結の街は、一般療養と認知症専門病床を持ち、ご利用者様の状態に応じて日常生活への復帰を促す取り組みに力を入れています。

 

また併設のサービス事業所を含む「愛と結の街グループ」として、地域の在宅ケアの中心を担っています。

2021年1月より全面的に介護記録のICT化に取り組み、『寿』を記録運用でも活用いただいております。

介護記録のICT化・科学的介護情報システム(以下LIFE)のデータ提出について、導入の背景や活用方法を、課長代理の岡村(おかむら)様、事務部主任の本田(ほんだ)様にお話を伺いました。

 

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導入のポイント

  1. これまでは『寿』を介護請求にのみ利用していた。
  2. LIFEに向けて、全ての介護記録を『寿』に集約するようにした。
  3. 運用検討は「IT委員会」の会議で協議し、法人内で勉強会を開催した。
  4. 『寿』が無ければ、LIFE運用は回らなかった。

 

『寿』で記録のICT化に取り組んだきっかけを教えてください。

元々「ITを使った先進的な取り組みで生産性やサービスの質を向上しよう」という目的で、「IT委員会」という委員会を立ち上げていました。

これはもう全ての記録をICT化して『寿』に集約しなければいけないと本格的な検討に至ったのは、やはり「LIFE」の影響です。

LIFEのフィードバックデータを元にした組織改善や、データ提出による加算取得を目指していました。

当初、どのようなデータを提出するかわからなかったこともあり、ひとまず全てのデータを『寿』に集約して、いつからでも提出ができるようにと準備を始めました。

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運用を始めるにあたって、スケジュールや検討内容を教えてください。

2021年4月からLIFEが始まることは、早い段階からわかっていました。

まずは2020年12月までに、各部署にある利用者様の情報を『寿』に集約することを目標にしました。データ提出まで3か月程余裕があれば、運用の見直しやデータの点検もできると考えたからです。

運用検討は「IT委員会」で行いました。

委員会のメンバーは各部署の責任者のため、スムーズに検討が行えました。

現在は不定期で開催していますが、一番多いときは月2回程度会議を開催していました。細かな確認や依頼事項はチャットツールを使って調整していたので、会議の回数は少なくて済みました。

 

職員様の教育・フォローはどのように行われたのですか?

「記録は紙でするもの」という習慣を変えられるか?という部分に、現場の責任者は不安を覚えたようでした。

そこで、先行して『寿』で記録をICT化していたデイサービスの管理者に依頼して、操作研修を行うことにしました。操作研修にあたっては、下記のような内容をレクチャーしてもらいました。

  • 紙の記録を『寿』のどこに入力しているのか?
  • もっと簡単に入力するための方法
  • コピー&ペーストなどの覚えておきたいパソコンの便利な操作

自由参加という形でしたが、3~4回実施をすると、ほとんどの部署の主任・副主任クラスが出席してくれました。主任・副主任クラスが、自主的に各部署での運用を考えてくれたのもありがたかったです。

法人内に複数のサービス事業所があるからこそ、先進的な取り組みをしている事業所をお手本にして。事例を共有・教えあいができたというのは、大きかったと思います。

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具体的にはどのような記録を『寿』で行っていますか?

介護保険請求に必要な利用者の基本情報は、元々『寿』に登録していました。

今は、バイタル・ケア実施記録・食事/水分量・排泄・申し送り等の機能を使っています。

業務日誌や文書管理は、一部紙で運用しています。

今後『寿』を活用していきたい部分ですね。

 

LIFEのデータ提出について、具体的な運用方法を教えてください。

「各部署のデータ入力は、毎月5日までに終わらせる」というルールを作りました。

リハビリの部分はセラピスト、栄養の部分は管理栄養士、それ以外は介護福祉士・看護師が入力しています。

リハビリ部門は先行して「通所・訪問リハビリテーションの質の評価データ収集に係るシステム(以下VISIT)」に取り組んでいたこともあり、イメージしやすかったと思います。

誰がどこに入力するかは、ある程度入力項目ごとに専門分野で分かれていたので、スムーズに決まりました。

5日までに入力されたデータの最終チェックを事務で行い、提出をしています。

 

『寿』でLIFEのデータ提出をするメリットを教えてください。

介護ソフトがLIFEに対応していなくても、厚労省のサイトからデータ入力は出来ます。

ただ、各部署でそれぞれ入力してもらっているように、LIFEで提出するデータは多岐にわたります。その様々なデータを、取り纏めてサイト上で手入力するのは現実的ではありません。

『寿』が無かったら、LIFE運用は回りませんでした。

またLIFE以外の部分でも、記録をICT化するメリットを徐々に感じています。

1か所で入力した情報を、部署や職種に関係なく共有できたり、いつでも検索できるというのはいいですね。

もっと活用ができれば、利用者情報の共有や各部署の運用の標準化にもつながるのではないかと期待しています。

 

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これから介護記録のICT化や、LIFEのデータ提出をされる法人様へアドバイスはありますか?

介護記録のICT化も、LIFEのデータ提出も、始めるのであれば早いうちに取り組んだ方が良いと考えます。

LIFEだけではなくトータルの業務効率化を念頭に置いて、組織や業務の将来図を描けると取り組みやすくなるのかもしれません。

他施設での運用や先進的な取り組みを知るために、情報交換のネットワークや勉強会があると、もっと活用が進むのかなと思いました。

 

導入施設

公益財団法人慈愛会 介護老人保健施設 愛と結の街様

  • 所在地:鹿児島県鹿児島市小原町8-3
  • 病床数:100床(一般療養:50床、認知症専門:50床、ショートステイ:空床利用)
  • グループ事業所:居宅1、訪看1、訪介1、GH1、デイサービス2、デイケア1
  • 利用中サービス:『寿』ケアプラスfor『寿』

 

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