7割の職員が「紙カルテより使いやすい！」【介護老人保健施設 アンダンテ伊集院様 導入事例】

 

鹿児島県日置市の介護老人保健施設　アンダンテ伊集院は、看護・介護・リハビリテーションのサービスを通して、「寝たきり防止・運動機能の回復及び自立・生活の質の向上支援」に力を入れています。

「在宅復帰を目指す」という老健本来の役割を果たそうと、令和元年6月より超強化型を算定しています。

長年、介護トータルシステム『寿』を介護請求でご利用いただいておりました。

平成28年4月より、本格的に『寿』を使った介護記録のICT化に取り組んでいらっしゃいます。

『寿』を使った実際の運用・ICT化成功の秘訣等について、事務長の丸山(まるやま)様にお話を伺いました。

 

導入のポイント

1. 『寿』でカルテをいつでも・どこでも見る・書く・探すことができるようになった。
2. 科学的介護情報システム（LIFE）のデータ提出もスムーズに準備が出来た。
3. 苦手意識のある職員には、部署の「IT担当」が相談役として不安を汲み取っていた。
4. 自施設の運用を『寿』に落とし込む運用検討を行うことで様々な業務を効率化できた。

 

 

『寿』で介護記録のICT化に取り組んだきっかけを教えてください。

これまでは紙カルテで運用していましたが、

• 知りたい情報はカルテを保管している部署に見に行かないとわからない
• カルテを見ても、綴り順がバラバラで探すのが大変
• 手書きが読みづらい
• 原本の保管・破棄業務が面倒

といった様々な問題を抱えていました。

カルテを見たい・記録を書きたいと思っても、他の職員と時間帯が重なり待ち時間が発生していました。

思ったときに・いつでも・どこでも情報を見る・書ける・探せる必要がありました。

 

 

『寿』の導入効果を、どんなところに感じますか？

「紙カルテを見に行かなくても、『寿』を見れば情報が揃っていて探しやすい」というのが一番のメリットです。

導入して8か月後に、職員向けのアンケートでも7割以上の職員が『寿』の方が紙カルテより使いやすいと回答してくれました。

また、外国籍の職員も4名おります。なかなか文章で記録を作成するのは難しいですが、数字や選択式の記録は入力してくれています。

LIFEのデータ提出も、スムーズに準備が出来ましたよ。

利用者に関する全ての情報を『寿』に集約していて、職員がパソコンの入力に慣れていたのが良かったですね。各部署で入力したデータを事務部でチェックして提出していますが、開始2か月後ぐらいからデータの修正もほとんどなくなりました。

 

 

成功の秘訣は何でしょうか？

3つあると思います。

導入前に、導入のメリット・デメリットを職員へ具体的に説明した。

1. 各部署に1人ずつ「IT担当」を任命した。
2. 各部署ごとに現場でヒアリング・説明会を実施して、『寿』の機能を運用に落とし込んだ。
3. 介護記録をICT化すれば、何でも実現できるわけではありません。

ただ、今悩んでいる問題が解決できるという現実的なメリットを職員には伝えていました。

幸いにも職員が前向きに取り組んでくれたのも大きかったです。どうしても抵抗感や苦手意識がある職員は、系列病院での電子カルテ導入の成功事例を共有して励ましたり、代行入力を行ったりしています。

説明会で「何でも質問してくださいね」と現場に伝えても、その場では質問が出ずに、何を聞けばいいかわからないというような反応がありました。

各部署のIT担当が普段の相談役として、個人の不安や要望を上手に汲み取って私に伝えてくれたのも助かりましたね。

 

 

具体的にはどのような記録を『寿』で行っていますか？

バイタル・ケア実施記録・食事/水分量・排泄・申し送り・掲示板・文書管理・業務日誌・アクシデントレポート等々ほとんどの機能をフル活用しています。職員は出勤時に必ず『寿』にログインするので、利用者の申し送りや施設内での伝達事項の伝え漏れがありません。

「どうやって『寿』で情報共有するか？」ということを考えて活用しています。

例えば、入所時の紹介状や各施設からの書類を、事務部でスキャンして文書管理機能に取り込んでいます。

部署名・書類名・年度という3階層でフォルダ管理しておけば、利用者に紐づく情報を全部署で共有できます。介護保険証も、これまではコピーして保管して数年後に破棄するという運用を各部署でしていましたが、今は事務部で1度スキャンすれば全員でその情報を使えます。

他にも、C型肝炎など感染症の情報は職員全員で共有する必要がありますので、利用者名の横に表示させています。

オンライン面会・窓越し面会の予約管理にも、『寿』の行事予定機能を使っています。

事務部で電話を受けて行事予定に登録しておけば、時間帯の重複を防ぎ、いつ・家族の誰が面会するのかを現場と共有できて便利です。

 

 

運用で工夫した点を教えてください。

入力しやすい環境を整える工夫をしました。

始めたころは、パソコンが各部署の詰所に1-2台ずつありました。

現在は台数を増やして、各部署に3-4台ずつ・計40台程あります。カート用のノートパソコンも3台用意しています。看護師はラウンド時にカートを持って行き、ベッドサイドでもパソコンを使っていますよ。

各部署が入力しやすいように、よく使うケア実施項目は選択肢にしました。

自分の職種が使う選択肢だけを画面に表示させているので、選びやすいと聞いています。

 

 

これから介護記録のICT化に取り組む法人様へアドバイスはありますか？

自施設の運用や様式にシステムを100%合わせると、必ず無理が出てきます。

『寿』の機能を知ってどうやったら使いこなせるかという視点で、運用検討をするとうまく行くと思います。

 

今後のMIC・『寿』への期待をお聞かせください。

『寿』にデータが蓄積されてきましたので、経営指標に活用出来たらいいですね。

完全ペーパーレス化に向けて、原本の電子保存・電子サインにも取り組んでいきたいです。

 

導入施設

医療法人健誠会　介護老人保健施設　アンダンテ伊集院様

• 所在地：鹿児島県日置市伊集院町妙円寺3-1303-10
• 病床数：70床(ショートステイ：空床利用)
• グループ事業所：デイケア1
• 利用中サービス：『寿』

 

関連リンク

• 医療法人健誠会　介護老人保健施設　アンダンテ伊集院様（外部サイトへリンク）

 

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